Kilpissafarit Ky:n asiakasrekisteri

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen informointiasiakirja Kilpissafarit Ky:n ja Kilpissafarit Ky:n asiakirjarekisterissä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä.

  1. Rekisterinpitäjä

Kilpissafarit Ky
Tsahkalluoktantie 14
99490 Kilpisjärvi

  1. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Rekisteriin ja rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyvissä asioissa yhteyshenkilö on:

Jussi Rauhala
+358 40 5455 123
info@kilpissafarit.fi

  1. Rekisterin nimi

Kilpisafarit Ky:n asiakasrekisteri

  1. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Asiakasrekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu kuluttaja-asiakkaiden ja yritysasiakkaiden asiakassuhteeseen Kilpissafarit Ky:n kanssa. Asiakassuhteen vuoksi tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun.

Rekisterinpitäjä käsittelee asiakastietoja myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn sopimukseen perustuen. Tällä perusteella käsitellään henkilötietoja, joita rekisteröidyltä otetaan ohjelmapalveluvarausta tehtäessä tai ko. palveluiden laskutusta varten.

Rekisteröidyltä ei tarvitse pyytää erillistä suostumusta tietojen käsittelyyn käsittelyn perustuessa oikeutettuun etuun tai sopimukseen.

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Asiakasrekisterissä olevien asiakastietojen käyttötarkoituksia ovat:

  • asiakkaan tekemien varausten käsittely
  • palveluiden myynti ja toteutus
  • maksaminen, laskutukseen sekä maksujen valvontaan ja perintään liittyvä henkilötietojen käsittely
  • asiakassuhteen hoito ja kehittäminen
  • asiakassuhde viestintä

Mikäli asiakas pyytää rekisterinpitäjää huomioimaan rekisteröidyn terveydentila palveluiden toteuttamisessa käytetään asiakkaan rekisterinpitäjälle luovuttamaa tietoa palvelun suorittamiseen. Tällaista tietoa voivat olla esimerkiksi liikuntarajoitteisuus tai allergia tai muu asiakkaan rekisterinpitäjälle oma-aloitteisesti luovuttama tieto.

  1. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaista seuraavia henkilötietoja:

  • asiakkaan etu- ja sukunimi, syntymäaika, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite
  • varauksia koskevat tiedot
  • asiakkaan maksutapatiedot, laskutustiedot ja mahdolliset maksuviivetiedot
  • tiedot palveluiden käytöstä ja ostosta 
  • asiakkaan valintoja ja toiveita koskevat tiedot (kuten erityistoiveet)
  • mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamointitiedot
  1. Mistä henkilötiedot saadaan

Rekisterinpitäjä saa käsiteltävät henkilötiedot suoraan rekisteröidyltä:

  • paikanpäällä
  • puhelimessa
  • sähköpostilla

Rekisteröidyn varatessa ohjelma- tai vuokrauspalveluita www.kilpissafarit.fi kautta rekisteröity luovuttaa henkilötiedot kolmannen osapuolen varauspalvelulle, jonka kautta rekisterinpitäjä vastaanottaa henkilötiedot.

Kolmansilta osapuolilta kun rekisteröity:

  • varaa rekisterinpitäjän palveluita varauspalvelusivustolta
  • varaa rekisterinpitäjän palveluita varauspalveluyritykseltä (kuten matkatoimisto tai matkanjärjestäjä)
  • kun rekisteröidyn työnantaja tai yhdistys varaa rekisterinpitäjän palveluita rekisteröidylle
  • kun rekisteröity muilla mahdollisin tavoin ottaa yhteyttä tai varaa rekisterinpitäjän palveluita kolmannen osapuolen kautta.
  1. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

Asiakasrekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ellei asiakas erikseen pyydä rekisterinpitäjää varaamaan asiakkaalle asiakkaan haluamia kolmannen osapuolen palveluja esimerkiksi majoitusta tai kuljetuksia.

Kuitenkin huomioitavaa:

Rekisteröidyn varatessa ohjelma- tai vuokrauspalveluita www.kilpissafarit.fi  kautta rekisteröity luovuttaa varaukseen tarvittavat henkilötiedot kolmannen osapuolen varausjärjestelmän kautta.

Rekisteröidyn jättäessä palautetta tai yhteydenottopyynnön osoitteessa www.kilpissafarit.fi  välittyy henkilötiedot kuten nimi ja sähköpostiosoite verkkosivuston kautta rekisterinpitäjän sähköpostiin.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille näiden lakiin perustuvien tietopyyntöjen perusteella.

Tietojen säilytys tapahtuu rekisterinpitäjän varausjärjestelmissä, joihin on pääsy vain henkilötietoja käsittelevällä henkilökunnalla. Järjestelmät ovat salattuja ja suojattuja järjestelmätoimittajien toimesta.

  1. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.

  1. Henkilötietojen säilytysaika

Asiakasrekisterissä olevia asiakkaan henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen ajan. Rekisterinpitäjä katsoo asiakassuhteen päättyneen, jos asiakas ei ole käyttänyt rekisterinpitäjänä olevan yrityksen palveluita kolmeen vuoteen. Aika lasketaan sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin asiakas on viimeksi käyttänyt yrityksen palveluita. Tiedot poistetaan asiakkuuden päätyttyä kuuden kuukauden kuluessa, ellei tietojen säilyttämiseen ole olemassa muuta perustetta.

Asiakassuhteen jälkeen tietoja voidaan kuitenkin säilyttää ja käsitellä, jos on tarpeen reklamaatioasioiden käsittelyä varten. Asiakasrekisterissä olevien tietojen säilytysajassa noudatetaan myös lain edellyttämiä säilytysaikoja kuten kirjanpitolakia. Kirjanpitolain vaatimia tietoja säilytetään niin kauan kuin kirjanpitolaki edellyttää.

Yritysasiakkaiden yhteyshenkilötiedot poistetaan vastaavalla tavalla sen jälkeen kun yrityksen asiakkuus katsotaan päättyneeksi. Tietoja voidaan tämän jälkeen kuitenkin säilyttää, jos siihen on olemassa muu peruste.

Kun tietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla tietoja säilytetään niin kauan kuin tietoja tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseen. Sopimuksen tultua suoritetuksi tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhde on olemassa tai käsittelyyn on olemassa muu peruste (esim. reklamaatiotapaus tai kirjanpitolaki).

Asiakassuhteen aikana käsitellään vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta. Rekisterinpitäjä suorittaa säännöllisesti määräaikaistarkastuksia tarpeettomien tietojen poistamiseksi.

  1. Rekisteröidyn oikeuksista

Asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla (tietosuoja-asetus artikla 6 artikla 1 kohta e alakohta). Tässä tapauksessa oikeutetun edun muodostaa asiakassuhde. Henkilötietoja käsitellään myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen perusteella (tietosuoja-asetus artikla 6 artikla 1 kohta b alakohta). Tätä käsittelyperustetta on selostettu tarkemmin tietosuojaselosteen kohdassa 4. Kun tietoja käsitellään oikeutetun edut ja sopimuksen nojalla on rekisteröidyllä seuraavat oikeudet:

Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä itseään koskeviin tietoihin (=tarkastusoikeus) sen selvittämiseksi käsitelläänkö häntä koskevia tietoja jäsenrekisterissä tai että niitä ei käsitellä.

Rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja on asiakasrekisteriin tallennettu. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.

Rekisteröidyn oikeutta saada tiedot voidaan tietosuoja-asetuksen nojalla rajoittaa tai siitä kieltäytyä, jos tietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin. Tällaista suojattavia oikeuksia ovat muun muassa rekisterinpitäjän liikesalaisuudet tai toisen henkilön henkilötiedot. Rekisteröidyn oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä (kuten tietosuojalaissa).

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on sen nojalla oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivästystä rekisteröityä koskevat epätarkat tai virheelliset henkilötiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä poistettava rekisteröityä koskevat  henkilötiedot ilman aiheetonta viivästystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoitukseen joita varten ne kerättiin
  • rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.

Jos rekisteröity on vastustanut tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erikseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa, tietoja ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.

Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista

Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä seuraavissa tilanteista:

rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkaansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojensa paikkaansapitävyyden

  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vaatii henkilötietojen poistamiseen sijaan tietojen käsittelyn rajoittamista
  • rekisterinpitäjä ei tarvitse enää kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
  • rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä (vastustusoikeudesta yllä) ja sen arviointi, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet, on kesken.

Käsittelyn rajoitukset kestäessä tietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Tietoja saa käsitellä myös oikeudellisten vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä. Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, siitä on ilmoitettava rekisteröidylle.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällöin tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

  1. Oikeus tehdä valitus viranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

  1. Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön. 

Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.

Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittavaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.